Van secretaresse naar Office Manager en verder…

De secretaresse van, pakweg, 25 jaar geleden had een behoorlijk vastomlijnd takenpakket.
Ze beheerde over het algemeen de agenda van een of meerdere managers, de vakantieadministratie, beantwoordde de telefoon, opende en distribueerde de post, typte de correspondentie uit, beheerde de kantoorvoorraden, zorgde dat er koffie kwam bij vergaderingen en ga zo maar door. De term office manager was nog niet zo in zwang, al was ze dat meestal wel, als je nu naar dat takenpakket kijkt. Het was toen ook best een ondergewaardeerd beroep overigens. Ondersteunen was nou niet bepaald hip en geen carrièredoel op zich. Het was iets voor dames die een paar dagen per week werkten (mannen zag je überhaupt niet in die functies). 

Het was immers nog niet heel lang geleden dat vrouwen sowieso niet buitenshuis werkten. Niet iedereen weet het nog, maar tot ver in de jaren ’70 werd een vrouw bij sommige bedrijven automatisch ontslagen als ze trouwden en als dat niet gebeurde, dan werd toch van haar verwacht dat ze, zodra zich het eerste kind aandiende, zelf ontslag nam. In de jaren ’90 gebeurde het nog altijd dat promoties niet voor vrouwen waren weggelegd, omdat ze “toch kinderen gingen krijgen en dan minimaal parttime zouden gaan werken”. (Ja echt, da’s persoonlijke ervaring!) Geen enkele reden dus, om de functie op te waarderen of hem alleen maar naar zijn waarde te bekijken.

En toen, toen kwam de automatisering in een stroomversnelling. 
De typemachine verdween van de bureaus, de fax maakte plaats voor e-mail en de papieren agenda werd geautomatiseerd. De secretaresse werd geacht al die wijzigingen bij te benen, de invoering van bepaalde nieuwigheden te begeleiden en in die hoedanigheid dus als een van de eersten zich de nieuw te beheersen vaardigheden eigen te maken. En al snel werd juist zij een autoriteit op kantoor. Degene waar je heen gaat met je vragen over… nou ja, over alles eigenlijk. Als ze het zelf niet weet, dan weet ze wie het wél weet. En daarmee werd de secretaresse de bekende “spin in het web”, degene die het overzicht had en ontwikkelde zij zich tot de Office Manager. Met hoofdletters ja, want echt: Veel bedrijven zouden nergens zijn zonder hun Office Manager! 

Wat niet wil zeggen overigens, dat er geen secretaresses meer zijn, maar ook zij die de titel ook nu nog met verve dragen, zijn ontwikkeld tot een meer dan ooit onmisbare schakel op de overvolle digitale snelweg. Al is het maar om te helpen met in- en uitvoegen, nu en in de toekomst.

Met de evolutie van de secretaresse, evolueerde ook de manager. 
Digitalisering maakte dat die zelf de agenda ging bijhouden, reizen boeken en de standaard correspondentie per mail afhandelen. En denk nou niet dat er een gat valt in de ondersteunende functie, want dat is haast vóór het ontstaan alweer gevuld. Ondersteunen is nu meer dan ooit het overzicht houden voor het hele bedrijf. Over álle agenda’s dus. En de verjaardagen. De externe contacten. Al die gegevens over werknemers en leveranciers die paraat moeten zijn als dat nodig is. Want het blijft makkelijker om dat even te vragen aan de alleswetende Office Manager op kantoor dan het zelf opzoeken natuurlijk.

En waar dat “alles weten en paraat hebben” tot voor kort bestond uit de personeelsadministratie, de digitale contactenlijst, diverse Excel-sheets en andere bedrijfsgebonden oplossingen, met het nodige zoekwerk in verschillende digitale mappen tot gevolg, is er dan nu de oplossing die in een oogopslag (of hooguit een klik) overzicht geeft van de belangrijkste gegevens. Geen standaard scherm, maar een overzicht dat past bij de prioriteiten van de gebruiker, aan te passen naar eigen inzicht. Getest door ervaren Office Managers, andere ondersteuners en zelfstandig ondernemers.

 

Wij zijn Nize en wij zijn er om jouw kantoorleven makkelijker te maken!
Nize is voortdurend in ontwikkeling en daarom stellen we jouw feedback en ideeën ontzettend op prijs. Uiteindelijk willen we zó vanzelfsprekend worden, dat geen ondersteuner of ondernemer meer zonder kan.
En het mooie is: We gooien je niet zomaar in het diepe. Je krijgt live ondersteuning bij het onboarden, wordt wegwijs gemaakt in de mogelijkheden en out-of-the-box toepassingen van de verschillende onderdelen. Zo maak je Nize jouw persoonlijk assistent. Een onmisbare collega, zoals jij! That’s Nize!

Probeer het meteen | Geen creditcard nodig